PEDOMAN PROMOSI DAN TATA CARA PENAWARAN ZIS SERTA LAPORAN SALES PROMO BAZNAS KOTA BATAM

PEDOMAN PROMOSI DAN TATA CARA PENAWARAN ZIS
SERTA LAPORAN SALES PROMO
BAZNAS KOTA BATAM

Oleh: Drs. Hamzah Johan 


I. PEDOMAN PROMOSI

PENDAHULUAN
Mempromosikan ZIS (Zakat Infaq dan Sedekah) berbeda dengan mempromosikan produk suatu barang, demikian juga dengan tata cara penawarannya. Meski pun begitu ada beberapa persamaan yang fundamental yang harus kita pedomani dari cara promosi produk barang yang dapat diterapkan dalam mempromosikan ZIS tersebut.

TUJUAN
Promosi bertujuan untuk memberikan informasi, mempengaruhi, membujuk, dan mengingatkan pelanggan tentang lembaga dan bauran pemasarannya. Jadi, promosi ZIS adalah cara Badan Amil Zakat mengenalkan sebuah promo ZIS kepada Calon Muzaki agar Calon Muzaki mengetahui kelebihannya dan pada gilirannya menjadi pelanggan rutin membayar ZIS di Baznas. Promosi adalah sesuatu yang mutlak dilakukan dalam dunia bisnis dan perzakatan.

30 ITEM PROMOSI
Mari kita selami lebih dalam mengenai seluk beluk promosi. Dengan mengetahui hal ini, kita dapat memilih jenis promosi seperti apa yang sesuai untuk menawarkan ZIS (Zakat Infaq dan Sedekah). Terdapat beberapa jenis promosi dan yang terkait dengannya , antara lain:

1. Periklanan (Advertising)

Periklanan adalah suatu cara promosi untuk meningkatkan permintaan suatu produk, jasa, dan sebagainya. Jenis promosi ini bersifat non personal karena menggunakan media, sehingga Penghimpun Zakat tidak berinteraksi langsung dengan Calon Muzaki, namun tetap bertujuan untuk meningkatkan daya tarik Calon Muzaki terhadap ZIS. Promosi seperti ini memerlukan biaya, sehingga tidak jarang ada yang bersedia menjadi sponsor.

2. Penghimpunan Tatap Muka (Personal Selling)

Personal selling adalah salah satu bentuk promosi secara personal atau bertatap muka, dan disampaikan dalam presentasi lisan kepada calon Calon Muzaki untuk mengenalkan dan mengajak secara persuasif agar mereka mau melaksanakan promo ZIS di saat yang bersamaan atau pun di kemudian hari. Dengan bertemunya Sales ZIS dan Calon Muzaki, diharapkan terjadi komunikasi dua arah yang efektif.

Sales ZIS akan mengenalkan dan menjelaskan kelebihan suatu promo ZIS, Calon Muzaki dapat bertanya dan medapatkan jawaban secara langsung, sehingga proses transaksi cepat terjadi. Untuk itulah, seorang Sales ZIS yang melakukan personal selling ini harus memiliki sikap yang sopan, komunikatif, menarik, dan menguasai promo ZIS dengan baik.

3. Publisitas (Publicity)

Publisitas adalah promosi yang bersifat nonpersonal terhadap suatu promo ZIS atau jasa yang bersifat komersial di dalam media yang dipublikasikan melalui televisi atau radio, dsb. Maksudnya adalah promosi mengenai pelayanan, kepuasan Muzaki, dan informasi tentang Baznas dalam sebuah liputan berita di televisi atau radio, agar banyak orang yang mengetahuinya.

4. Promosi Sales (Sales Promotion)

Promosi Sales adalah salah satu jenis promosi yang dilakukan secara personal. Seorang Sales ZIS harus memahami tujuan-tujuan promosi, antara lain :
a. Trade promotion, yaitu promosi yang bertujuan untuk meningkatkan ZIS
b. Customer promotion, yaitu promosi yang bertujuan untuk menarik lebih banyak Muzaki.
c. Business promotion, yaitu promosi yang bertujuan untuk mempertahankan Muzaki agar loyal terhadap Baznas
d. Sales-force promotion, yaitu promosi yang bertujuan untuk memaksimalkan penghimpunan ZIS dengan menonjolkan program-program unggulan Baznas.

Nah, setelah memahami berbagai definisi dan tujuan dari promosi ini, maka Sales ZIS akan lebih paham bagaimana cara mempromosikan ZIS dan program unggulan Baznas. Akan lebih baik jika Kita tidak hanya mengkitalkan satu jenis promosi, namun mengkombinasikan berbagai jenis promosi yang sesuai dengan target, sehingga lebih menarik minat Calon Muzaki. Apalagi di zaman milenium yang serba canggih ini. Seperti syair yang disenandungkan oleh Camelia Malik, “hidup penuh liku-liku, ada suka, ada duka”.

Oke, stop bernyanyi dan kembali pada dunia perzakatan sekarang yang juga penuh liku-liku. Kita diharuskan untuk menjadi lebih kreatif, inovatif, dan adaptif dalam mempromosikan ZIS.

Kenapa kreatif? Karena Kita harus membuat promosi ZIS yang unik supaya Calon Muzaki langsung terpaut hati dan pikirannya, karena saking uniknya iklan yang Kita buat. Promosi ZIS juga harus inovatif, menggunakan cara promosi yang baru dan lain daripada yang lain. Adaptif maksudnya adalah cara promosi ZIS yang sesuai dengan target, kultur dan perkembangan zaman.

5. Mengoptimalkan Penggunaan Media Sosial Sebagai Tempat Promosi

Kini kita hidup dalam era digital, tempat orang lebih banyak bertemu dan berbicara di dunia maya. Untuk itu, buatlah akun di media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan Line misalnya, untuk mengoptimalkan promosi ZIS Kita. Kita bisa menggunakan Facebook Ads atau menambah follower menggunakan jasa internet marketing. Aktif di sosial media, selain mengenalkan ZIS dengan menarik, juga dapat menjalin percakapan langsung dengan Calon Muzaki, sehingga cara ini sangat ampuh dalam meningkatkan penghimpunan ZIS .

6. Menjadikan Calon Muzaki Sebagai Agen Promosi Kita

Inilah alasannya mengapa kepuasan Calon Muzaki harus dijaga. Karena ketika Calon Muzaki berpuas hati terhadap promo ZIS yang Kita buat, maka secara tidak langsung Kita akan mendapatkan agen promosi. Calon Muzaki akan dengan sukarela melakukan personal marketing dari mulut ke mulut dengan menceritakan betapa dia puas dengan promo Baznas, dan membeberkan berbagai kelebihannya. Dapat dibayangkan, bagaimana jika Kita dapat menjaring hati Calon Muzaki yang ternyata pintar seperti salesman? Grafik penghimpunan Kita pasti meningkat!


8. Membentuk Kemitraan

Membangun jaringan kemitraan dengan lembaga atau produsen yang bukan pesaing kita seperti perbankan, juga merupakan salah satu cara jitu untuk menarik Calon Muzaki. Kita bisa mendapatkan akses berupa pelanggan baru dan saling membantu sesama lebaga yang saling menguntungkan.

9. Membuat Pertandingan/Festival

Mengadakan kompetisi dengan konten ZIS. Kita bisa membuat kompetisi sederhana seperti Festival Bestari 2017 Baznas Kota Batam di Tanjung Gundap. Atau mengadakan pertandingan olahraga dan lain sebagainya di sekolah-sekolah dan instansi terkait, sehingga secara tidak langsung acara tersebut telah mempromosikan Baznas.

10. Menulis Liputan Berita Mengenai Profil Dan Program Baznas

Kita bisa mengisi kolom di surat kabar mengenai profil Kita atau program Baznas, beserta penjelasan dan kelebihan ZIS pada surat kabar yang pembacanya sesuai dengan target pasar yang Kita cari. Jangan lupa, sertakan pula informasi yang jelas tentang bagaimana cara membayar ZIS yang efektif.

11. Membuat Website atau Blog dengan Konten SEO (Search Engine Optimization)

Website atau blog dengan SEO akan meningkatkan traffickunjungan Calon Muzaki terhadap website Kita. Selain tampilan yang menarik, tentunya konten web dengan SEO yang baik akan meningkatkan penghimpunan ZIS.

12. Menggunakan Email Sebagai Sarana Promosi

Lagi-lagi internet adalah cara promosi ZIS yang sangat efektif. Dengan email, Kita dapat mengantarkan detail promo ZIS, informasi terbaru kepada jutaan Calon Muzaki hanya dengan sekali menekan tombol kirim dalam fitur email. Data email Muzaki dan Calon Muzaki perlu disiapkan dan disimpan karena Kita dapat memfollowupnya secara berkala.

13. Menampilkan Testimonium dari Public Figure dan Muzaki

Kita pernah melihat testimonium dari penulis terkenal berupa kelebihan isi sebuah buku pada sampul depan buku tersebut? Nah, begitulah salah satu contoh ditampilkannya testimonium keunggulan ZIS dari Tokoh Masyarakat dan Para Muzaki yang sukses tentu membuat Calon Muzaki penasaran dan tertarik untuk melaksanakan ZIS ke Baznas.

14. Memberi Kemudahan Bagi Calon Muzaki

Salah satu cara promosi ZIS yang efektif adalah memberikan kemudahan, seperti; penyediaan konter-konter zakat, jemput zakat, pembayaran online yang efektif dan pelayanan di kantor dengan cepat.

16. Membuat Sistem Membership

Sistem membership adalah salah satu cara menjaga loyalitas Muzaki. Dengan menjadi anggota dan memiliki kartu anggota yang disebut NPWZ (Nomor Peserta Wajib Zakat) secara psikologis mengikat mereka pada Baznas.

17. Membuat Jingle dan Mars

Jingle dan Mars yang khas dan mudah diingat menjadi salah satu cara promosi yang membedakan promo Baznas dengan yang lain. Sudah banyak Jingle dan Mars yang bahkan kita hafal hingga kini, padahal Jingle dan Mars tersebut ada sewaktu kita masih kecil. Dengan hafalnya Jingle dan Mars tersebut, secara otomatis kita hafal pula nama lembaganya.

18. Aktif Dalam Forum Organisasi

Biasanya setiap organisasi memiliki forum sebagai wadah komunikasi. Hal ini penting untuk mendapatkan link, memudahkan kerja sama dan mendapatkan semangat membara dari para aktivis zakat lainnya.

19. Membuat Iklan Menarik di TV atau YouTube

Membuat iklan dengan audio visual yang menarik akan jauh berbeda hasilnya jika hanya memasang iklan baris di surat kabar. Jika biaya tayang di televisi masih terlalu mahal, Kita bisa memanfaatkan YouTube atau akun lain yang bisa mempromosikan iklan audio visual. Melalui iklan ini, biasanya akan lebih mudah untuk diingat oleh Calon Muzaki dan Para Muzaki.

20. Membuat Brosur, Flyer, Banner atau Sisipkan Promo ZIS Kita Dalam Kalender

Pembuatan brosur dan kawan-kawannya, tetap dirasa perlu untuk mempromosikan ZIS, terutama jika dibagikan dalam sebuah event besar yang dihadiri banyak orang. Menyisipkan gambar promo ZIS di kalender juga merupakan sebuah upaya hipnotis secara halus ketika Calon Muzaki melihat kalender itu setiap hari.

21. Buatlah kegiatan sosial/CSR (Corporate Social Responsibility)

Membuat kegiatan sosial dalam masyarakat dapat meningkatkan penghimpunan ZIS, selain mengasah kepedulian terhadap sosial. Brand promo ZIS Kita juga akan dikenal sebagai lembaga yang peduli dengan isu-isu sosial dalam masyarakat.

22. Ikut dan Menangkan Penghargaan

Dengan mengikuti kontes, Kita akan mendapatkan banyak pengalaman dalam mempromosikan ZIS, belum lagi jika Kita mendapat Zakat Award, tentu akan banyak yang meliput Kita, baik itu surat kabar ataupun berita on air, sehingga membuat masyarakat lebih mengenal Baznas dan tumbuhlah kepercayaan mereka berzakat di Baznas.

23. Buat sistem free shipping

Perbanyaklah relawan sebagai pelaku Sales ZIS. Dan untuk menyiasati Calon Muzaki yang tidak mau berzakat, Kita bisa menawarkan sistem free shipping (implementasinya; jika tidak mau bayar zakatnya, silahkan berinfaq dan bersedekah), sehingga penghimpunan ZIS tetap berjalan.

24. Buat Iklan Baris di Koran

Banyak orang yang masih setia dengan surat kabar. Untuk itulah Kita harus mencoba mempromosikan Baznas melalui iklan baris di surat kabar. Siapa tahu Kita mendapatkan Calon Muzaki setia dari sini.

25. Jadi Pembicara dalam Talkshow atau Iklan di Radio

Cobalah semua lini media jika menurut Kita hal itu merupakan cara yang efektif, termasuk mengikuti talkshow di radio. Segmen pendengar setia radio tentu akan mendengarkan dan mempertimbangan promo ZIS Kita untuk dipedomani dan dijalankan.

26. Mendekati Pelanggan Melalui SMS/WA  dan Telepon

Telepon dan SMS/WA masih menjadi lini lain yang potensial untuk menjadi sarana promosi. Kita bisa menawarkan promo ZIS secara persuasif melalui telepon, sehingga terjadi komunikasi dua arah, atau pun melalui SMS/WA yang dibaca oleh Calon Muzaki.

27. Simpan Database Calon Muzaki Dengan Rapi

Data Calon Muzaki harus disimpan dengan rapi karena akan sangat berguna untuk follow up promosi yang berkelanjutan. Kita bisa memilih melalui media apa follow up akan dilanjutkan, sesuai dengan keadaan.

28. Mengikuti Pameran

Untuk memperluas jaringan dan promosi ZIS, mengikuti pameran sangat dianjurkan. Kita akan mendapatkan Calon Muzaki lintas pulau bahkan lintas negara dari mengikuti pameran ini.

29. Bangun Citra Lembaga Dengan Desain Logo, Company Profile, Kartu Nama Yang Menarik

Ini adalah hal paling mendasar dari rangkaian promosi yang harus dilakukan. Kita harus benar-benar menyiapkan logo dan lain-lain agar eye cacthing saat Calon Muzaki melihatnya.

30. Jangan Lupa Survei Pelanggan Setelah Penghimpunan

Terakhir, cobalah untuk survei Calon Muzaki untuk mengevaluasi apakah promosi yang telah Kita jalankan berhasil, atau terdapat saran dan kritik untuk memperbaiki promosi di kemudian hari.



II. TATA CARA PENAWARAN ZIS

Seperti diketahui bahwa seorang Sales Promo merupakan bagian terdepan dari sebuah lembaga yang berinteraksi langsung dengan Calon Muzaki. Selain untuk mendapatkan penghimpunan, Sales Promo juga berkewajiban menjaga nama baik brand yang dipegangnya. Sedikit teknik sederhana cara menawarkan sebuah promo ZIS yang bisa dilakukan oleh Sales Promo.

Pertama : Siapkan Diri dengan Rapi

Sebagai Sales Promo ZIS harus mempersiapkan diri dengan rapi dan wangi serta menunjukan atribut sebagai identitas yang dipercaya dari Baznas. Persiapkan alat-alat promosi, seperti brosur dan lain sebagainya.

Kedua :  Sampaikan Salam

Biasakan untuk menyampaikan salam dengan melemparkan sebuah senyuman.
Jangan lupa sebutkan status Calon Muzaki apakah seorang Ibu, Bapak, Kakak, Mas atau Mba’, dan usahakan menghindari panggilan tante atau om.
Lakukan kontak mata secara langsung dengan Calon Muzaki, misalnya ; “Assalamu’alaikum Ibu / Bapak…” pada saat memberikan salam tersebut tatap wajah calon muzaki, setelah itu dapat dilanjutkan dengan menanyakan kabar seperti “Apa kabar Ibu / Bapak ?”.

Sales Promo harus mendekati Calon Muzaki tersebut, disapa dengan tulus lalu tawarkan promo ZIS   dengan sikap yang ramah dan simpatik.

Ketiga : Presentasi Promo ZIS

Seorang Sales Promo sudah membekali diri dengan ilmu perzakatan dan tahu cara berpromosi. Alat (buku, brosur dll.) promo tersebut, dapat diberika  pada Calon Muzaki dan biarkan mereka membaca alat promo ZIS tersebut, sembari Sales Promo menerangkan atau memberi penjelasan tentang keunggulan atau keuntungan dari ber-ZIS,  termasuk keunggulan ber-ZIS di Baznas.

Keempat : Mengatasi Keberatan Calon Muzaki

Ini adalah hal yang sangat penting karena merupakan masukan langsung dari Calon Muzaki. Yang perlu dilakukan adalah : wajib “Mendengarkan”.
Lalu berikan tanggapan atau jawaban atas keberatan Calon Muzaki tersebut. Perlu diperhatikan juga apakah hal tersebut benar merupakan keberatan atau hal yang mengada – ada.

Kelima : Closing

Berikan tawaran lain : misalnya dengan mengucapkan “apakah ada saudara, teman atau tetangga Bapak/Ibu....yang kaya tapi belum berzakat, mohon kami dibantu alamatnya?“.
Jangan lupa sampaikan ucapan atau kata-kata yang simpatik, seperti ; “Terima kasih Ibu/Bapak sudah melayani saya dan saya do’akan semoga Bapak/Ibu dalam ridha Allah SWT”.

Keenam : Ucapan Terima Kasih Berulang kali

Sales Promo harus selalu mengucapkan terima kasih kepada Calon Muzaki sekalipun Calon Muzaki belum mau berzakat. Sampaikan ucapan terima kasih dengan tulus dan ikhlas sambil menatap mata Calon Muzaki, misalnya ;” Terima kasih Ibu / Bapak ....

Seorang Sales Promo juga harus menjadi Konsultan untuk Calon Muzaki, akan tetapi tetap fokus pada promosi urgensi ZIS dan keunggulan Baznas dalam mengelola zakat. Jangan mendebat Calon Muzaki secara terbuka, dan jika tidak faham menjawabnya, maka katakan; “Soal itu Bapak/Ibu...bisa mendapatkan penjelasan dari Pimpinan kami”. Tunjukkan rasa percaya diri dengan suara yag jelas untuk didengar, ramah, senyum, menguasai promo ZIS dan faham dengan eksistensi Baznas.


III. LAPORAN SALES PROMO

Laporan Sales Promo adalah dengan lisan dan tulisan. Ada pun dengan lisan dapat disampaikan secara langsung atau by-phone pada Pimpinan Baznas Kota Batam. Sedangkan secara tertulis dengan mengisi Form Laporan sebagai berikut:



Lebih baru Lebih lama